Debido a las dificultades financieras actuales que atraviesan muchos propietarios, numerosos clientes nos han solicitado que gestionemos su comunidad con austeridad.
Siempre consideramos la gestión financiera de nuestras Comunidades como nuestra máxima prioridad, ya que, con las finanzas en orden, podemos llevar a cabo todas las reparaciones y el mantenimiento necesarios para mantener la integridad de las Comunidades y el valor a largo plazo de las propiedades dentro de ellas.
Pero esta situación es nueva, es muy difícil lograr la austeridad en las comunidades, ya que la mayoría de los costos que tienen son costos fijos y muy difíciles de reducir, sin embargo, algunos ajustes son posibles. Revisamos esta lista de revisiones con todas las comunidades que tenemos registradas anualmente, para asegurarnos de que obtenemos el mejor valor por nuestro dinero en cada área de mantenimiento.
- Revisión de la póliza de seguro, para asegurar que incluya elementos como daños por agua y seguro de responsabilidad civil para el Presidente y el Comité, así como cobertura a terceros. • Revisión de los contratos de mantenimiento de ascensores: renegociación para incluir una mejora en los servicios y las líneas telefónicas de emergencia.
- Revisión del proveedor de electricidad y mejoras como sensores de luz y luces LED.
- Revisión de contratos de jardinería, mantenimiento y limpieza, así como de cualquier otro contrato vigente (seguridad, control de plagas, mantenimiento de puertas de garaje, etc.).
- Revisión de los costos bancarios.
- Comprobar las facturas proporcionadas para asegurarse de que se corresponden con las cotizaciones aprobadas y los trabajos realizados, y para evitar que se ‚cuelen‚ gastos adicionales en los costes.
- Revisión de partidas grandes en el presupuesto, como ‚varios‚, „reparaciones‚, etc. Para asegurar que todo el gasto esté debidamente identificado y asignado.
- Sin embargo, aparte de lo anterior, hay dos áreas que necesitarán energía adicional para garantizar que sean rentables:
Personal: Es muy importante que las personas que trabajan en el sitio estén contentas con su trabajo y que la comunidad reconozca su valor. Un trabajador infeliz le costará mucho dinero a la Comunidad, a diferencia de alguien que se preocupa. En este caso, las ‚horas trabajadas‚ no son tan importantes como la „calidad del trabajo proporcionado‚. Alguien que se preocupa ahorrará mucho dinero a la Comunidad tanto a corto como a largo plazo, ya que el personal son los ojos y los oídos de toda la comunidad. - Reparaciones y mantenimiento: Estudio de las instalaciones y el estado de mantenimiento del equipamiento existente, para poder programar debidamente los trabajos que sean necesarios. Los equipos tienden a fallar cuando aumenta su uso. Por ejemplo, las bombas de las piscinas suelen estropearse en verano, cuando más se utilizan, y durante julio y agosto resulta prácticamente imposible encontrar repuestos ya que la mayoría de las fábricas en España cierran en agosto. Este es solo un ejemplo de cómo un programa de mantenimiento continuo puede ayudar a ahorrar dinero y evitar dolores de cabeza.
Una forma de asegurarse de que tiene los recursos para las reparaciones necesarias cuando se necesita austeridad es asegurarse de que su comunidad tenga un fondo de renovación y un fondo de reserva en su lugar. Idealmente, el fondo de renovación debería cubrir una renovación completa (incluida la pintura de toda la urbanización, cada 6-8 años); y el fondo legal debería cubrir el 10% de su presupuesto, o más si su comunidad tiene un alto nivel de deudores.
Siempre hay propietarios que no estarán de acuerdo con pagar extra y dejar el dinero en la cuenta de la Comunidad para cuando se necesite, pero es vital mirar el panorama general. Si se necesita una reparación importante, como un problema de drenaje o un problema estructural (y sí, ambos ocurren con más frecuencia de lo que imaginarías), si no tienes los fondos para llevar a cabo las reparaciones, y los propietarios no pueden pagar la cuota extraordinaria necesaria para cubrir la reparación, significa que ese proyecto se retrasaría, y los retrasos implican más dinero que podría haberse ahorrado si se hubiera implementado una planificación financiera a largo plazo adecuada.
Sé que haber insistido en las reservas y los fondos es algo que ya he mencionado antes, pero las complicaciones causadas por la falta de gestión financiera a largo plazo son muy costosas y dificultan mucho la gestión de tu comunidad si estos elementos no se tienen en cuenta.
Se dice suficiente sobre el dinero; dicen que las mejores cosas de la vida son gratis, ¡así que sal y disfruta del sol y del aire fresco, y en general, mantente saludable!
Joni Burnett
Administrador Comunitario Colegiado Reg. 2447
Colegio de Administradores de Fincas Colegiados de Málaga y Melilla
COMUNIMAS – Administradores de Comunidades Reconocidas
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